顛覆傳統的開會技巧

幾年前大學的時候，被R拉去參加一個專門教如何開會的講座。R很堅持說這個課程改變他，甚至重複去上都物超所值。半信半疑的我兩天下來反覆練習當中的原則、技巧、乃至於理解一些細微的關鍵，確實顛覆了我對開會這個看似簡單，實則挑戰的認知。

傳統會議有太多原生的問題來自於開會紀律、每個人先天的特質、習慣、以及各種不同的文化背景，導致於開會變成很多人白天唯一做的事事情、不僅佔用太多時間，也令人畏懼、厭惡、挫折。

隨便說幾個情境，大家一定有經歷過。例如，會議總是延遲開始、延遲結束、討論事情半天沒有結論、該來的沒來、不該來的來太多人、會議結束沒有紀錄、講話大聲的一直壓過聲音小的，以致於討論事情都給聲音大的說就好了、會議事前不是沒有先發議程或事前準備的資料，就是發了大家也都沒看、很多人到了開會時間才開始熟悉要討論的內容…案例多到不勝枚舉。

如何破解這樣的困境？以下是幾個大原則：

• 從你發起的會議開始，先不要去改變別人的會議
• 先建立共識、一起遵照大家達成的約定
• 新的習慣很難養成、盡量不苛責；可通融、但要持續推動

會議前後清單

會議的成功與否95%在開始之前就決定好了。

1. 環境：有多少人會參與？場地適不適合？怎麼坐？設備齊全？光是第一點就可能80%的會議都不及格。以傳統社交場所來說，其實吃飯非常非常不適合開會。因為服務生的專職就是來打擾你講話流程的，尤其是環境背景干擾因素眾多，非常不推在餐廳進行大於1:1的會議。要的話，可以約開會之後續攤再吃。
   場地適不適合？每一個會議排桌椅的方式都影響交談的狀況。以一個「O」字型的排法來看，人數不多時會比較理想因為每個人到最遠的距離都是等距的，因此不會有人有不對等說話的機會。相對於長條桌，有人離主持人近、有人遠，隱約阻攔表達意見的機會（尤其是話一般不多的人）。
   此外，如果有講台或隔排位子的話，會讓出席者減少更多的發言動機，能避免掉就避免。好的主持人會在會議開始之前提前到，調整好全部的桌椅，提升更好的會議成效。在這裡提一個觀念，越短的會越好，因此許多公司設高腳桌、挪去椅子、強迫員工站著開會，就是為了讓大家越有效率完成。會議的設備也很重要、如果要麥克風，設備當然不能壞或缺少電源，如果用視覺輔助工具例如簡報，那各種轉接頭等都要提早準備。總之，任何環境相關的細節能事先處理的都要處理。
2. 人：很多會議成員一開始邀約就出問題。人太多是最主要的弊端。原則很簡單，某甲真的需要出席嗎？如果追問三次答案是肯定的再邀。不要只先邀因為怕得罪人，第三點的會前議案就很重要，因為事前公布會議流程，誰該來不該來就簡單明瞭。人太少是次要的問題，比較少見，因為大家比較容易邀太多人。與其說人是不是太少，不如問來的人是討論議題不可或缺的嗎？如果某甲是負責這個專案的人，那會議勢必得要有他才能有結論。
3. 會前議案(Agenda)：提案是紀律的整合問題，在重要的會議最怕花時間在一些無關緊要的細節上。事前先寄出，可以避免寶貴的時間浪費在不必要的事情上。我們組上有一個規定是制式會議前24小時要求一定要給出會前提案不然就跳過那一個會議。（後來改成會議前一晚半夜）雖然執行不算完美，但是對於很早起的executives來講，早上四五點開始讀email就可以掌握一天會議如何調整優先順序。